¿Su negocio ya tiene un plan de contingencia?

“La planificación es una habilidad y un arte que lleva toda una vida dominar”.

¿Qué es y porque se necesita? 

Después del 2020 hemos visto que no se puede predecir todo lo que va a ocurrir. Al pensar en un plan de contingencia no estamos queriendo que el plan A o el plan original se le quite valor, urgencia o interés. Es importante recordar cuales son los metas, valores y las raíces de la compañía para poder desarrollar un plan A y B que no se salgan del margen de enfoque. Un plan de contingencia eficaz es capaz de lograr que la compañía vuelva a sus funciones regulares rápida y efectivamente. Cuando hablamos de un plan de contingencia es importante mantener en cuenta ambos factores internos y externos de la compañía y sus alrededores. Pueden ocurrir desastres externos tal como huracanes, el COVID, terremotos y otros los cuales no se pueden detener, pero sí se puede estar preparado como compañía para seguir en función. Mientras tanto los factores internos se pueden tratar de evitar si se tiene un plan.

¿Que considerar?

Uno de los primeros pasos al crear un plan de contingencia es hacer una lista de cuáles son los desastres con mayor probabilidad y/o de mayor impacto. Los planes de contingencia que se les debería de dar prioridad son aquellos que vayan a tener un impacto de largo plazo, gran gravedad y mayor probabilidad. Con esto las situaciones más severas pueden ser menos aterradoras lo cual permite que se tomen decisiones con calma y compostura llevando la compañía a ser capaz de volver a la normalidad rápidamente. De ahí se puede comenzar a crear un plan base para la compañía.

Dentro del plan se debe de considerar que el plan se va a ejecutar por diferentes áreas de la compañía por lo cual hay que asegurarse que todos se tomen en cuenta. Después de que ya se haya creado una lista de posibles desastres entonces se analiza los niveles en los que pueda ocurrir y como el plan se va a moldear dependiendo de aquello. Al lograr definir las partes más importantes de resolver con el plan, entonces se comienza a formar. Cuando ya haya un plan base se involucra a quienes van a tener mayores responsabilidades en asegurarse que todo se cumpla y que la calidad de trabajo siga alta. Para asegurarse que se complete efectivamente debe de haber una manera de marcar o ver cómo se cumplen las metas que dirigen a la compañía hacia la normalidad. Por último, se debería de mostrar el plan a todos aquellos que son parte de la compañía para que no haya sorpresas o desacuerdos a la hora de llevarlo a cabo.

Aunque ya haya planes de contingencia formados se deben de revisar cada año para asegurarse que están actualizados, incluyendo que todavía sean vigentes para las funciones de la compañía y sus alrededores. Tener estos planes logra que todos los que trabajan en la compañía se sientan cómodos en su ambiente de trabajo, lo cual mejora la animosidad laboral.

Dia a día

También hay planes de contingencia de menor gravedad, pero todavía importantes. Un ejemplo es un plan de contingencia que cada trabajador desarrolle y sea aprobado por el jefe, en caso de que el trabajador tenga una urgencia o no pueda ir al trabajo. El desarrollo de este plan, aunque suene pequeño puede lograr un gran impacto en el flujo de trabajo. Al implementar que todos tengan un plan preparado y aprobado se logra que el trabajo que se necesite completar se logre completar sin atrasos o necesidad de usar tiempo en el cual podrían estar trabajando para resolver lo que fue dejado pendiente.

Sugerencias:

- Tener metas que se puedan medir

- Hacer pruebas de cómo se llevaría a cabo el plan y editarlo basado en los resultados

- Un plan de comunicación y entrenamiento de cómo se llevaría a cabo el plan, logra que se mas fácil y rápido completarlo cuando tome lugar

-Recordarse que el plan debe de proteger a los trabajadores y a material de trabajo, pero nunca dejando atrás al cliente

-Crear un plan que tenga mínima inconveniencia para el cliente

-Tener listos todos los recursos necesarios y preparados para cualquier momento

-Crear un cuadro con responsabilidades, la gravedad de impacto y potencial del impacto

-Un buen plan de contingencia se logra comunicar y entender por toda la compañía. Marca metas claras e instrucciones directas.    

La información compartida aquí es solo un punto de partida. Si desea más orientación, comuníquese con nuestro capítulo SCORE Savannah Now.

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Celeste Melgar es mentora certificada por SCORE, especializada en las artes, marketing y e-commerce.

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