Yahoo Noticias ¿Necesitas probar que tus documentos oficiales son auténticos para su uso fuera de EEUU? Así se hace
Cada vez más personas necesitan demostrar la originalidad de un acta de nacimiento, cualquier documento emitido por una agencia federal o un documento certificado por un cónsul estadounidense o extranjero para usarlo en el extranjero.
Otras muchas requieren verificar la legalidad de una orden judicial, copia de pasaporte, un contrato, certificados de registro civil, diplomas educativos, declaraciones juradas, certificado de ingresos, acuerdos, estatutos, facturas, escrituras, poderes, entre otros muchos documentos.
Hay dos maneras legales de verificar que las firmas, sellos o timbres de documentos importantes son oficiales y legales. Una es a través de una apostilla, la otra a través de un certificado de autentificación.
Pero, ¿cómo saber cuándo tienes que utilizar una apostilla o un certificado de autentificación? Todo va en función del país en el cuál va a utilizar el documento.
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Pasos para apostillar un documento
▪ Las apostillas autentifican los sellos y las firmas de los funcionarios en documentos públicos, como actas de nacimiento, órdenes judiciales o cualquier otro documento emitido por una agencia federal o certificado por un cónsul estadounidense o extranjero.
▪ Una apostilla certifica el documento para que este sea reconocido en países extranjeros que son miembros del Tratado de la Convención de La Haya de 1961.
▪ Si el país en el que quieres utilizar este documento está en la lista de los miembros de este Convenio de La Haya, debes usar una apostilla. De hecho, el gobierno estadounidense solo emite apostillas de documentos federales para usarlas en países que son miembros de este convenio.
▪ Los certificados del registro civil emitidos por un estado estadounidense necesitan una apostilla del secretario de ese estado.
▪ Los documentos federales necesitan una apostilla del departamento de estado de EEUU.
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▪ Antes de enviar cualquier documento debes seguir estos pasos:
1 - Certificar cada documento ante notario público.
Si utilizar un notario comisionado por el condado, debes certificar el documento ante el secretario del tribunal y luego ante el secretario de estado.
Si acudes a un notario comisionado por el estado, debes certificar el documento en la Secretaría de Estado.
Si no tienes las certificaciones notariales correctas antes de enviar tus documentos, no procesarán tu solicitud.
2 - Todos los sellos y firmas deben ser originales.
No aceptan copias, a menos que sean “copias auténticas certificadas” por un notario público.
Los certificados de nacimiento, matrimonio y defunción, las sentencias de divorcio, los documentos judiciales y los documentos emitidos por el gobierno federal no pueden ser certificados por un notario público como “copias auténticas”.
Todos estos documentos deben ser certificados por el secretario de estado.
3 - Todos los documentos en un idioma extranjero deben ser traducidos al inglés por un traductor certificado y notariados como una traducción fiel y exacta.
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Pasos para un certificado de autentificación
▪ Necesitas un certificado de autentificación cuando el país en el que necesitas usar tu documento no es miembro del Tratado de la Convención de La Haya de 1961.
▪ Antes de enviar cualquier documento debes seguir los mismos pasos que en el caso de apostillar un documento, certificar cada documento ante notario público del condado o del estado, las firmas y sellos han de ser originales y las traducciones.
▪ Hay que presentar los documentos para ser autentificados por correo postal, un procesamiento de solicitud que se lleva a cabo en 8 semanas a partir de la fecha en que los funcionarios reciben la documentación.
▪ Debes revisar los requisitos de certificación para cada uno de los documentos.
▪ Incluir los siguientes documentos:
Completa el formulario DS-4194 e indica el país de uso del documento en la Sección 4.
Los documentos que requieren servicios de autenticación
Paga las tarifas de autenticación, que son $20 por documento para todos los servicios, al Departamento de Estado de EEUU mediante un cheque o giro postal fechados dentro de los últimos seis meses. No se aceptan cheques temporales o bancarios.
Incluye un sobre prepago con tu dirección para la devolución del documento (no incluye FedEx)
▪ Envía el paquete: Office of Authentications, U.S. Department of State CA/PPT/S/TO/AUT, 44132 Mercure Circle. P.O. Box 1206. Sterling, VA 20166-1206.
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