¿Hay fraude en su asociación de propietarios? Señales de alarma y cómo presentar una denuncia

¿Sospecha que su asociación de propietarios (HOA) está haciendo mal uso de su dinero?

Las personas que viven en una comunidad de propietarios eligen un órgano de gobierno encargado de supervisar las responsabilidades cotidianas, como el mantenimiento de los servicios compartidos, el cobro de las cuotas y la aplicación de las normas.

Pero a veces alguien con acceso a los fondos de la asociación empieza a robar. El martes, miembros de la junta directiva de la Hammocks Community Association, la mayor asociación de propietarios de la Florida, fueron arrestados y acusados de un fraude de $2 millones. La asociación supervisa más de 6,500 viviendas en West Kendall.

Estas son algunas de las cosas a las que debe prestar atención y lo que puede hacer si cree que hay un problema en su HOA:

Alertas

“Las asociaciones bien gestionadas son transparentes en las finanzas. Una alerta importante es cuando la información financiera no está disponible y no se entrega oportunamente”, publicó el abogado Rob Caves, de Fort Myers, que trabaja en la firma de abogados Becker, de Fort Lauderdale. “Otras posibles señales de alarma son las cargos inesperados o aumentos en el dinero que que el propietario debe pagar”.

Otras posibles señales de alerta son “los pagos inusuales por compras no presupuestadas, los pagos remitidos a proveedores desconocidos y/o las firmas no autorizadas que aparecen en los cheques u otros documentos oficiales”, escribió L. Chere Trigg, accionista del bufete de abogados Siegfried Rivera, en un artículo de opinión publicado en agosto en el Miami Herald.

Establezca garantías

Algunas de las salvaguardas que su HOA debe establecer para reducir el riesgo de fraude incluyen “requerir dos firmas en todos los cheques, mantener la reserva de cheques en blanco bajo llave, realizar revisiones mensuales de todos los estados de cuenta y financieros por parte de varios directores/gerentes, y mantener una cobertura de seguro adecuada para protegerse contra la pérdida de fondos por malversación, fraude y otras acciones indebidas”, escribió Trigg en el artículo de opinión del Herald.

Trigg también recomienda que las HOA implementen auditorías independientes de rutina de todos los registros financieros por expertos certificados, evitar la emisión de tarjetas de débito a nombre de la asociación y requerir múltiples firmas para retirar/transferir fondos y hacer cambios en las cuentas bancarias, contratos de proveedores y pólizas de seguro.

Trigg dijo que los firmantes autorizados deben limitarse a los funcionarios y directores de las juntas de la asociación.

Conozca sus derechos en las HOA de la Florida

Debe familiarizarse con las reglas de su HOA, así como con lo que la ley de la Florida exige a las HOA. Y asista a las reuniones. Esto puede darse cuenta si su HOA está haciendo lo que debe.

Algunas de las reglas de las HOA según la ley de la Florida:

▪ Cualquier persona que sea miembro de la HOA tiene derecho a asistir y hablar en todas las reuniones de la junta. El estatuto hace una excepción para las reuniones entre la junta y el abogado de la asociación para discutir “litigios propuestos o pendientes o las reuniones de la junta celebradas con el fin de discutir los asuntos de personal no están obligadas a ser abiertas a los miembros que no sean directores”.

▪ La asociación está obligada a preparar presupuestos anuales y a proporcionar una copia del presupuesto a cada miembro o un aviso por escrito en el que se indique que se puede obtener una copia del presupuesto si se solicita, sin costo alguno.

El presupuesto debe incluir cálculos de gastos e ingresos previstos, así como cálculos de superávit/déficit al final del año en curso. El presupuesto también debe “establecer por separado todas las cuotas o cargos pagados por la asociación por los servicios recreativos, ya sean propiedad de la asociación, del urbanizador o de otra persona”

▪ Las asociaciones deben crear y completar un reporte financiero anual o contratar a un tercero para que lo haga. Al igual que el presupuesto, debe entregarse una copia de este informe a cada miembro o una notificación por escrito en la que se le notifique que puede solicitar una copia del informe sin costo alguno para el miembro.

▪ Las asociaciones están obligadas a “establecer los registros oficiales, con limitadas excepciones, que no incluyen los permisos, a disposición de cualquier miembro de la asociación o de un representante autorizado para su inspección o copia en un plazo de 10 días hábiles tras la recepción por parte de la junta directiva o de la persona designada (por ejemplo, su gerente) de una solicitud por escrito”, según una entrada del blog del bufete de abogados Becker.

Becker señala que la asociación está autorizada a adoptar “normas razonables” sobre la forma de solicitar, inspeccionar y copiar los registros oficiales. Sin embargo, los miembros no necesitan decirle a la asociación por qué quieren o necesitan los documentos, según la ley de la Florida.

▪ Los miembros de la junta directiva de una HOA pueden ser destituidos por el voto de la mayoría de los propietarios de la asociación. Y los propietarios no tienen que dar una razón para destituir a un director.

Cómo presentar una queja contra su HOA

Si está en una disputa con su HOA, primero debe intentar hablar con la junta directiva o el administrador de la propiedad. Si esto no funciona, puede presentar una queja ante la División de Condominios, TimeShare y Casas Móviles de la Florida.

Puede descargar el formulario del portal digital de la división o llamar al 1-800-226-9101 (si usa un teléfono en la Florida) para solicitar un formulario. También puede llamar al 850-488-1122. Asegúrese de enumerar todas sus alegaciones en la queja e incluya cualquier documentación o información que tenga que ayude a la revisión.

Una vez que llene el formulario, puede enviarlo por correo a la División de Condominios, Tiempos Compartidos y Casas Móviles del Departamento de Regulación Comercial y Profesional de la Florida, en 2601 Blair Stone Road, Tallahassee, FL 32399. También puede enviar la queja por fax al 850-488-7149.

La división debería ponerse en contacto con usted en un plazo de 30 días para proporcionarle una actualización sobre su revisión de la queja y si tiene la autoridad legal para investigar sus alegaciones, así como si se necesita alguna información adicional.

Sin embargo, tenga en cuenta que la división no está autorizada a investigar todo.

“En determinadas HOA y asociaciones de condominios, como las que han experimentado una ‘rotación de urbanizadores’, la División solo puede investigar las quejas relacionadas con las elecciones, las cuestiones financieras y el acceso a los registros de la asociación”, según el blog del bufete de abogados del sur de la Florida.

El bufete de abogados también señala que en la mayoría de las disputas de las HOA o asociaciones de condominios, los propietarios no pueden demandar inmediatamente a sus asociaciones. En la mayoría de las situaciones, el propietario tendrá que asistir primero a una sesión de mediación con la HOA en un intento de resolver el conflicto sin ir a los tribunales, según el bufete de abogados.

“Otras reclamaciones, incluidas las que no se resolvieron en la mediación, pueden solucionarse en un proceso de arbitraje o, en la minoría de los casos, a través de un litigio en los tribunales”, afirma el bufete de abogados.

Si no está seguro de que su queja requiera una medida jurídica, hable con un abogado de bienes raíces especializado en disputas de HOA.