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Secretario de Miami-Dade lanza auditoría sobre errores en nómina del condado

Mucho antes de los errores en la compensación de los comisionados del condado, el departamento encargado de la nómina de Miami-Dade estuvo pagando de más a cientos de empleados tras la implementación de un sistema de software administrativo de $66 millones.

Ahora el nuevo secretario del condado —quien tuvo que devolver $2,555 en pagos de más— dijo esta semana que está lanzando una auditoría del sistema de nómina de Miami-Dade para ver qué está causando los problemas con INFORMS, una actualización de software que el condado compró en 2018 para reemplazar una tecnología digital obsoleta de contabilidad, compras y nómina.

“Como vigilante de las finanzas del condado, es mi deber”, dijo Juan Fernández-Barquín, ex miembro republicano de la Cámara de Representantes de la Florida nombrado secretario en junio por el gobernador Ron DeSantis. “Se lo debemos a los contribuyentes y a los empleados del condado”.

Mientras Fernández-Barquín se prepara para contratar auditores, la alcaldesa Daniella Levine Cava destituyó esta semana a la directora de Recursos Humanos del condado, quien llevaba mucho tiempo en el cargo, y puso a su adjunta a cargo.

Arleene Cuéllar, directora de Recursos Humanos desde 2013, asumirá un papel de asesoramiento centrado en las políticas laborales, mientras que su adjunta, Melanie McLean, se hace cargo del departamento durante la búsqueda de un reemplazo permanente, dijo Levine Cava en un memorando dirigido a los comisionados el miércoles. No se dio ninguna razón para el cambio.

Con más de 30,000 plazas, el gobierno del condado es el segundo mayor empleador en Miami-Dade, después del sistema escolar.

En una entrevista, McLean confirmó que la transición a INFORMS produjo más pagos en exceso para los empleados de lo que era típico antes de que el sistema entrara en funcionamiento el verano pasado. Pero dijo que muchos de los problemas se deben a que los empleados y directivos no están familiarizados con el nuevo sistema, y no a fallos del software que necesiten ajustes importantes.

“En parte, se trata de la curva de aprendizaje. “Somos una gran organización con más de 30,000 empleados. Vamos a pasar por un período de estabilización” con un cambio tan radical como la actualización de INFORMS.

Los datos del condado muestran que una pequeña parte de los empleados a los que Miami-Dade paga cada dos semanas reciben demasiado dinero. Un gráfico de conteo de pagos excesivos por período de pago elaborado por Recursos Humanos muestra que el número oscila entre 200 y 500 empleados en la mayoría de las fechas, con un pico poco frecuente de 1,560 un día del pasado otoño. Incluso el nivel más alto supone solo 5% de la nómina, y las cifras por lo general son de menos de 2%.

Pero los problemas crónicos de la nómina se han convertido en una fuente de frustración para los empleados del condado y los sindicatos que los representan. Los empleados que cobran de más deben devolver el dinero, lo que da lugar a planes de pago que reducen los cheques en $50 por cada período de pago quincenal. También ha habido casos de empleados a los que el nuevo sistema INFORMS no les ha pagado después que el componente de nómina comenzara a funcionar el verano pasado.

“Son personas que tienen que vivir al día”, dijo SeAdoreia Brown, presidenta del sindicato AFSCME Local 199, una de las 10 unidades laborales que representan a los empleados de Miami-Dade. “INFORMS es una pesadilla. Eso es algo en lo que los 10 sindicatos y los directores de departamento pueden estar de acuerdo”.

Dijo que los empleados mal pagados tenían que esperar casi dos semanas para que el sistema de nómina de Miami-Dade compensara la diferencia, lo que provocaba facturas impagas y recargos por retraso para los trabajadores que contaban con el día de pago para cubrir sus gastos.

Un nuevo sistema

Después de recibir múltiples ofertas en 2018 bajo el mandato del entonces alcalde Carlos Giménez, Miami-Dade firmó un contrato de $48 millones con la firma Accenture en 2018 para crear lo que se convirtió en el sistema INFORMS. La implementación demoró más tiempo de lo esperado y el gasto del contrato aumentó, y los comisionados aprobaron en junio la última extensión de $8.6 millones para llevar el costo total a $66 millones.

En febrero, Ed Márquez, director financiero de Levine y Giménez, explicó a los comisionados que el sistema INFORMS era necesario para sustituir una tecnología obsoleta que se puso en marcha a finales de la década de 1970. Dijo que la puesta en marcha trajo problemas, pero que el condado estaba trabajando en los errores para tener un sistema mucho más moderno en un gobierno que gasta más de $10,000 millones al año.

“Es un proceso complicado”, dijo. “Pero se está trabajando. Se está mejorando”.

La administración de Levine Cava dijo que en un período de pago promedio ahora se paga de más a unos 250 empleados, frente a un promedio de 60 antes que se implementara INFORMS.

Los errores en la nómina llamaron la atención en los niveles más altos del gobierno del condado recientemente, cuando el Miami Herald informó el 17 de agosto que el comisionado de Miami-Dade Roberto González recibió erróneamente $34,000 de compensación extra por un error que pasó desapercibido ocho meses. González también pidió una auditoría independiente de la nómina del condado tras el error y Levine Cava dio instrucciones a los auditores del condado para que también investigaran el problema.

La noticia del error en el caso de González, atribuido a un empleado del condado que escribió la información incorrecta y no a INFORMS, fue seguida por el reconocimiento por parte de Miami-Dade que también había pagado de menos casi $8,000 a los cinco comisionados elegidos en noviembre.

Fernández-Barquín dijo que está usando su autoridad como secretario para contratar a auditores privados para analizar el sistema de nómina con instrucciones para seleccionar al azar los cheques de pago de toda la burocracia y examinarlos en busca de errores. Dijo que aún no tenía una estimación de cuánto costaría la auditoría.

Desde que asumió el cargo el 9 de junio tras la muerte del secretario Harvey Ruvin, el ex miembro republicano de la Cámara de la Florida se ha posicionado como un vigilante de las finanzas del condado mientras se prepara para postularse para un mandato completo de cuatro años como secretario en 2024. Aunque Ruvin se limitaba a ser secretario, Fernández-Barquín amplió su título para incluir también el cargo de contralor.

La ley de la Florida otorga a los secretarios de condado el título de contralor debido a los poderes financieros que ejercen en el gobierno del condado, aunque los estatutos de Miami-Dade dividen esa autoridad con el alcalde. Sin embargo, el secretario de Miami-Dade asumirá el control total de las arcas del condado tras las elecciones de 2024 porque la Constitución de la Florida exige un traspaso de poderes del alcalde a los cargos constitucionales, incluidos el jefe de Policía electo y el recaudador de impuestos. Ese cambio incluirá una transferencia del Departamento de Nómina para que esté totalmente bajo la autoridad del secretario, así como del Departamento de Finanzas.

Fernández-Barquín dijo que tras la denuncia del error de González, el personal del condado le notificó que a él también se le había pagado en exceso por un error relacionado con una asignación de gastos concedida a los funcionarios electos. Al igual que González, Fernández-Barquín dijo que quiso devolver el importe pendiente de una sola vez. Mostró una imagen de un cheque que extendió al Condado Miami-Dade el 24 de agosto por $2,555.27 después de lo que dijo fue un reto para pagar rápidamente su reembolso al gobierno.