Cómo aprovechar al máximo la tecnología en el nuevo lugar de trabajo híbrido

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Ahora que las personas dividen las horas de trabajo entre la oficina y el hogar, puede ser un desafío descubrir qué herramientas usar en qué situación. (Glenn Harvey/The New York Times).
Ahora que las personas dividen las horas de trabajo entre la oficina y el hogar, puede ser un desafío descubrir qué herramientas usar en qué situación. (Glenn Harvey/The New York Times).

Cuando la pandemia fusionó nuestras vidas profesional y personal al obligar a muchos de nosotros a trabajar desde casa, aprendimos una lección valiosa sobre la tecnología. Puede ser una herramienta increíblemente útil para comunicarnos con colegas. Sin embargo, cuando se utiliza sin cuidado, puede dañar nuestra productividad y nuestras relaciones.

Ahora, a medida que algunos profesionales de corbata se preparan para regresar a la oficina, muchos negocios planean implementar un llamado modelo híbrido, en el que los empleados dividen sus jornadas entre la oficina y el hogar. Y ahí, yace un nuevo desafío tecnológico.

En lugar de un ambiente de trabajo, muchos de nosotros tendremos dos. Con frecuencia, cambiaremos entre ambos, colaboraremos con algunos colegas en la oficina mientras otros están en casa. Puede sentirse caótico averiguar cuáles herramientas usar (desde el correo electrónico hasta las videollamadas) para trabajar juntos en cada situación.

“Lo que estoy viendo en la literatura es más y más evidencia de cuán importante es ser deliberados y decisivos sobre la manera en que usamos la tecnología”, dijo Emiliana Simon-Thomas, una neurocientífica que da cátedra sobre la ciencia de la felicidad en el trabajo en la Universidad de California, campus Berkeley. “¿Cómo está apoyando lo que realmente quiero hacer en lugar de jalarme en 15 direcciones?”.

Consulté a expertos en bienestar en el lugar de trabajo para obtener sus consejos sobre cómo lidiar con esta nueva forma híbrida de trabajar. Usar tecnología (o prescindir de ella) para establecer límites será de vital importancia para los nuevos estilos de vida en el hogar y la oficina, dijeron.

A pesar de la popularidad de aplicaciones de trabajo remoto como Zoom y Slack durante la pandemia, algunos estudios han descubierto que las herramientas de comunicación más efectivas todavía son las que usan menos tecnología. Eso quiere decir que en la oficina probablemente nos irá mejor con las interacciones cara a cara y que en el hogar, el teléfono con frecuencia será la herramienta ideal.

A continuación, una guía sobre cómo podría desarrollarse todo esto.

Mensaje de texto, llamada o Zoom

Durante la pandemia, el número de llamadas telefónicas se duplicó, según datos proporcionados por las empresas telefónicas. El teléfono probó ser un método superior para sentirse más cerca de las personas y disfrutar más de las conversaciones, según un estudio del año pasado a cargo del Journal of Experimental Psychology.

Otro estudio descubrió que cuando el uso de las videollamadas estalló durante el año pasado, la “fatiga de Zoom” se volvió una verdadera preocupación. Mantener el contacto visual cercano y verte a ti mismo en tiempo real durante un videochat puede dejarte exhausto, de acuerdo con investigadores de la Universidad de Stanford. Además, sentarse y quedarse casi inmóvil frente a una cámara web limita nuestra movilidad.

Así que, ¿cómo aplicamos estas lecciones al ambiente híbrido?

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Las videollamadas no siempre son la mejor manera de comunicación entre colegas. Foto: Getty Images.
Las videollamadas no siempre son la mejor manera de comunicación entre colegas. Foto: Getty Images.

Cuando trabajemos con colegas en la oficina, podemos resistir la tentación de conversar a través del correo electrónico o Slack. Para aprovechar al máximo el hecho de estar cerca el uno del otro, considera entablar una conversación cara a cara o, si tus compañeros trabajan en pisos distintos, hacer una llamada telefónica.

Cuando trabajemos con colegas que están en un entorno remoto, un mensaje de texto o un correo electrónico probablemente sería bueno para conversaciones rápidas, como agendar una reunión. Sin embargo, para charlas más serias, una llamada telefónica o en video tal vez sea mejor.

Las videollamadas pueden volverse tediosas, por lo que deben ser usadas con moderación, sobre todo cuando hay un propósito claro para el video, dijo Simon-Thomas. El motivo podría ser una reunión con material audiovisual en una exposición. O la presentación de un colega, cuando es bueno ver un rostro.

Ya sea en la oficina o en casa, si vas a escribirles a tus colegas, sé considerado, agregó Simon-Thomas. Evita las notas breves y añade matices y contexto a tu mensaje. Cuando sea posible, muestra curiosidad cuando hablen de soluciones a problemas para evitar parecer un crítico áspero.

“No tenemos la entonación, la expresión facial ni los gestos en la postura de los que normalmente dependemos”, dijo. “La respuesta más mundana puede significar un universo de cosas para la persona que la recibe”.

Respeta los límites

Sin importar nuestra jerarquía en una organización, nuestro tiempo es preciado. Según un estudio, cuando una distracción digital, como un mensaje, interrumpe nuestro trabajo, nos toma veintitrés minutos en promedio volver a la tarea original. Así que, en una situación de trabajo híbrida, respetar los límites será crucial, dijo Tiffany Shlain, una documentalista que escribió “24/6”, un libro sobre la importancia de desconectarse de la tecnología.

Hay herramientas poderosas, como programar correos electrónicos y fijar un mensaje como estado, que puedes usar para hacerles saber a los demás que estás ocupado y así marcar límites.

Digamos que tu jornada laboral es de 9 a. m. a 5 p. m. y que a las 7 p. m. tienes una idea que quieres compartir con un colega, anótala en un correo electrónico. Si envías el correo, dos cosas pasan. Una, has eliminado tu propio límite al dejarles saber a otros que trabajas a la hora de la cena. Dos, es posible que hayas interrumpido a un colega durante su tiempo de descanso.

Los correos electrónicos son una solución conveniente. Gmail, el servicio de correo electrónico más popular, tiene una flecha junto al botón de enviar que te permite programar un correo electrónico para una fecha y hora específicas; la aplicación de Outlook de Microsoft tiene una herramienta similar. Programar el memorando para que sea enviado mañana a las 9 a. m. probablemente haría más felices a todos.

Respetar tu horario de trabajo y el de los demás, es clave. Foto: Getty Images.
Respetar tu horario de trabajo y el de los demás, es clave. Foto: Getty Images.

Por otro lado, cuando estés ocupado o ya saliste de trabajar, existen métodos para evitar que otros te molesten.

En Slack, puedes fijar tu estado como “ausente” y escribir una descripción como “En fecha de entrega”. En el correo electrónico, puedes activar la respuesta automática para hacerles saber a otros que estás en reuniones.

La mayoría de los teléfonos inteligentes también cuentan con una opción de “No molestar” para silenciar todas las notificaciones. En la siguiente versión del sistema operativo móvil iOS de Apple, cuyo lanzamiento está programado para el próximo otoño, los propietarios de un iPhone podrán fijar un mensaje de estado en iMessage para mostrarles a los demás cuando están ocupados. También incluirá herramientas para permitir que las notificaciones aparezcan solo de grupos específicos de personas, como familiares.

También hay métodos que no dependen de las herramientas. Shlain realiza una publicación en redes sociales para hacerle saber a la gente que se desconectará durante el fin de semana, por lo que pueden esperar a saber de ella hasta después.

“Es muy bueno comunicar eso, pero también hacerles saber a las personas que ellas también pueden hacerlo”, dijo.

Debes saber cuándo desconectarte

En los días en los que trabajes desde casa y no tengas una separación física entre tu vida laboral y personal, necesitarás hacer un esfuerzo más consciente para desconectarte. En ocasiones, la mejor manera de fijar un límite es no tener nada de tecnología.

Un método para desactivar el modo trabajo en casa es crear una distancia física, dijo Adam Alter, un profesor de Mercadotecnia en la Escuela de Negocios Stern de la Universidad de Nueva York y autor del libro “Irresistible: The Rise of Addictive Technology and the Business of Keeping Us Hooked”. Por ejemplo, podrías programar una alarma para que se active en una recámara a las 5 p. m., lo que te obligaría a dejar el espacio de tu oficina para terminar tus labores tanto física como mentalmente.

Shlain tiene un enfoque más extremo. Durante los últimos once años, ha practicado una versión tecnológica del “sabbat”, el día de descanso judío. Cada viernes por la tarde, ella y sus familiares apagan sus dispositivos y durante veinticuatro horas hacen todas las cosas que los recargan de energía, como pasar momentos con amigos, pintar y llevar al perro a un largo paseo.

“Por un día no hay expectativa de que yo responda”, mencionó. “Eliminas el ruido y liberas el espacio para pensar en el panorama de tu vida”.

Después, cuando se siente revitalizada el domingo, escribe correos electrónicos a sus colegas y los programa para que se envíen el lunes por la mañana.

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