Al momento de presentar modelos financieros, tanto el fondo como la forma son importantes. Está demás decir que sus supuestos deben ser justificables; el balance general, el estado de ganancias y pérdidas y el estado de flujo de fondos deben estar vinculados y la historia general detrás de las cifras tiene que ser atractiva para los inversionistas. Pero, también es importante la forma en que se presentan estas cifras. Unas hojas de cálculo con un mal formato le restan todo el atractivo frente a los inversionistas. Simplifíquelas para que los inversionistas vean lo que usted quiere que vean; es decir, la historia detrás de las cifras.

En esta primera parte le presentamos algunos de los elementos más importantes que debe tener en cuenta al momento de dar formato a las hojas de cálculo. Estos ejemplos se han hecho en base a Microsoft Excel, pero usted puede aplicar los mismos principios independientemente de la aplicación que use.

Estructura de la hoja de cálculo

Microsoft Excel le permite tener varias hojas de cálculo por archivo de Excel. ¡Utilícelas! He visto muchos modelos en los que el estado de ganancias y pérdidas, el balance general, el estado de flujo de fondos y otros estados de cuenta de respaldo aparecen en la misma hoja de Excel. Tener que desplazarse hasta la fila 1047 para ver su saldo en efectivo para el mes 12 de ninguna manera se asocia con un buen formato. Asegúrese de cambiar el nombre de cada hoja por uno que refleje adecuadamente su contenido.

Buen ejemplo

Mal ejemplo

Períodos de tiempo

Su modelo debe proyectarse por un período de 5 años. Muchos empresarios presentan proyecciones de 10 años pero esto no es necesario; requiere mucho esfuerzo y los inversionistas no van a tomar en cuenta las proyecciones a parir del sexto año. Los primeros años deben mostrar una proyección mensual para ofrecer suficiente detalle para el análisis. Más allá de eso, es suficiente presentar cifras anuales. Si su empresa es nueva o solo ha estado operando durante un corto tiempo, no es realista que haga una proyección precisa de sus ventas para el mes 58. Usted puede optar por realizar un modelo mensual para 60 meses, pero luego deberá presentar el año 3, 4 y 5 con un modelo anual.

Buen ejemplo

Mal ejemplo

Redondeo y decimales

Los inversionistas no están interesados en ver cantidades exactas que indiquen hasta el último centavo. Esta información distrae y también ofrece una falsa sensación de precisión. Cualquiera que declare que sabe cuáles serán exactamente sus ventas en un mes futuro no inspira credibilidad. Si las cifras de su empresa son grandes, redondee al millón más cercano. Si no, redondee al millar más cercano. A lo sumo, presente un punto decimal en los números redondeados.

Esto se puede hacer usando la función "Round" en Excel. Esta función tiene dos argumentos: "Number" que significa el numero que quiere redondear y "Num_digits" que representa el numero de dígitos al cual va a redondear. Debe usar "1" para el argumento de "Num_digits para tener un digito después del punto decimal. Indique claramente el redondeo que ha puesto en práctica.

Buen ejemplo

Mal ejemplo